۹ نکتۀ ضروری برای مدیریت کارکنان دورکار
شاید اوضاع شرکت طوری است که همه یا تعدادی از کارکنان باید به‌صورت دورکاری به همکاری خود ادامه دهند و شاید هم برای مدیریت گروهی که هریک از اعضای آن در گوشه‌ای از کشورند، استخدام شده‌اید. در سال‌های اخیر، دورکاری رشد فراوانی داشته و گسترش آن سریع‌تر از سایر شیوه‌های کاری بوده است. البته تعجبی هم ندارد؛ کمتر کسی را می‌توان دید که دوست نداشته باشد در محیط راحت خانه کار کند و مجبور نباشد هر روز ساعت‌ها وقت خود را در مسیر رفت‌وبرگشت به محل کار هدر بدهد. با این حال دورکاری و مدیریت کارکنان دورکار نیز مشکلات خاص خود را دارد و برای رسیدن به بهره وری و پیشرفت باید نکاتی را در نظر داشته باشید. در این مقاله قصد داریم شما را با چالش‌ها و مزیت های دورکاری و نکات مهم مدیریت کارکنان دورکار آشنا کنیم. اگر شما نیز به‌تازگی مدیریت گروهی از کارکنان دورکار را برعهده گرفته‌اید یا می‌خواهید سبک مدیریتی خود را بهبود دهید، تا پایان مقاله با ما همراه باشید.
مزایای دورکاری
گسترش دورکاری گریزناپذیر است و دیریازود شما نیز باید به‌سراغ این روش کاری بروید. به‌طورکلی، فراهم‌کردن اوضاع دورکاری برای کارکنان شرکت، خود شما و کل شرکت بسیار مفید است. براساس بررسی‌ها، تعداد کارکنان دورکاری که بیش از چهل ساعت در هفته کار می‌کنند، بیشتر از سایر کارکنان است؛ زیرا دورکاران معمولا از کاری که انجام می‌دهند، بیشتر لذت می‌برند و دورکاری هم استرس کمتری ایجاد می‌کند. البته این فقط یکی از مزایای بالقوۀ دورکاری برای کارکنان، مدیران و شرکت‌هاست.
گروه آموزش مدیریت در مدرسه مدیریت اسلون ام‌آی‌تی (MIT Sloan School of Management) در پژوهشی با نام «بررسی کیفیت زندگی» چنین گزارش می‌دهد: وقتی کارکنان سرپرستی دارند که در کار انعطاف‌پذیر است (مثلا موافق انجام بخشی از کارها به‌صورت دورکاری است)، آن کارکنان تمایل بیشتری به ادامه همکاری با شرکت دارند.
دکتر پیتر هرست (Peter Hirst)، از همان گروه ام‌آی‌تی، از این یافته‌ها برای مدیریت برنامۀ کاری انعطاف‌پذیری استفاده کرد تا شناخت تیم خود را از دورکاری تغییر دهد. او می‌خواست ببیند چه اتفاقی می‌افتد، وقتی درک تیم از دورکاری تغییر می‌کند و آن را به‌جای امتیازی نادر، فرصتی معمول می‌دانند که هرکسی در تیم می‌تواند از آن بهره‌مند شود.
نتایج به‌دست‌آمده آشکار است و نیازی به توضیح ندارد:
- ۹۰ درصد گزارش دادند که زندگی خانوادگی و شخصی‌شان بهبود پیدا کرده است؛
- ۸۵ درصد گفتند استرس آنها کاهش پیدا کرده است؛
- ۸۰ درصد گفتند روحیه و تعاملشان بهبود یافته است؛
- ۶۲ درصد اعتماد و احترام بیشتری احساس کرده‌اند؛
- ۹۳ درصد عقیده داشتند که همکاری آنها از گذشته هم بهتر شده است.
اینها همگی درنتیجۀ فراهم‌کردن امکان دورکاری به دست می‌آید. دورکاری چیزی بیش از پیشرفت تکنولوژی است؛ با دورکاری می‌توانید روش کار، مدیریت و رهبری خود را بهبود دهید. البته دورکاری فقط مزیت و فایده ندارد؛ بلکه چالش‌های مخصوص خود را هم دارد.
چالش‌های مدیریت کارکنان در دوران دورکاری
درست است که فراهم‌کردن امکان دورکاری در گروه مزیت‌های قابل‌توجهی دارد؛ ولی مشکلاتی هم دارد. بیشتر مدیران هنوز با چالش‌های مدیریت کارکنان در زمان دورکاری آشنا نیستند. دورکاری از چند نظر با ساختار کاری معمول متفاوت است. چالش‌های جدید و منحصربه‌فردی نیز در فرایند استخدام و مدیریت کارکنان دورکار وجود دارد که مدیران هرگز به آنها توجه نمی‌کنند.
بدون داشتن تجربۀ دورکاری، پیش‌بینی چالش‌های پیش روی کارکنان دشوار است. در ادامه، کمی بیشتر درباره بعضی از چالش‌های اصلی دورکاری توضیح می‌دهیم تا بهتر متوجه شوید کارکنان دورکار با چه مشکلاتی مواجه خواهند شد.
۱. تنهایی و انزوا
بی‌شک احساس تنهایی و انزوا یکی از سه چالش مهمی است که تمام دورکاران با آن روبه‌رو می‌شوند. تا وقتی دفتر کاری دارید پر از افرادی که هر روز اطراف شما هستند، تصور می‌کنید که معاشرت و تعامل با دیگران چیزی بدیهی و عادی است. معاشرت و بادیگران‌بودن از ویژگی‌های اصلی انسان است و تعجبی ندارد که عامل مهمی در سلامت باشد و علاوه بر سلامت روان، بر سلامت جسم نیز تأثیر بگذارد.
در مطالعه‌ای در سال ۲۰۱۸، وقتی پژوهشگران موش‌ها را از ساختار بسیار اجتماعی معمولشان جدا کردند و آنها را در انزوا قرار دادند، در سلول‌های مغزی این حیوانات نشانه‌هایی از آتروفی تعامل اجتماعی (social interaction atrophy) دیدند. یعنی وقتی موش‌ها را از ساختار اجتماعی آنها جدا کردند، سلول‌های مغزی‌شان شروع به ازبین‌رفتن کرد.
انزوا و تنهایی در انسان‌ها نیز به همین اندازه زیان‌آور است. انزوای طولانی‌مدت در موارد شدید ممکن است به مشکلاتی مانند اضطراب و افسردگی منجر شود. شما به‌عنوان مدیر کارکنان باید از این موضوع آگاه باشید و برای تعامل اجتماعی آنها با سایر اعضای گروه هر کاری می‌توانید، انجام دهید. همچنین باید آنها را تشویق کنید از خانه بیرون بیایند، مثلا برای کارکردن به کافی‌شاپ یا مکانی برای کارکردن در کنار سایر همکاران بروند یا برای شرکت در رویدادها و گردهمایی‌های محل زندگی‌شان از خانه بیرون بروند.
۲. مشکلات ارتباطی ناشی از نبود نشانه‌های غیرکلامی
برقراری ارتباط با کارمندان یکی از چالش‌های بدیهی در مدیریت کارکنان در دوران دورکاری است؛ ولی بعضی از این چالش‌های ارتباطی چندان واضح نیست. مشکل صرفا ممکن‌نبودن گفت‌وگو در راهرو یا گپ‌زدن در دفتر کار نیست؛ بلکه عمیق‌تر است. وقتی شما و همکارانتان ارتباط چهره‌به‌چهرۀ کافی ندارید، فهم پیام‌هایی که ردوبدل می‌کنید، برایتان دشوارتر است. درک مفهوم پیام وقتی به‌صورت متن باشد، سخت‌تر است یا وقتی طرف مقابل را به‌اندازۀ کارمندانی که حضوری در شرکت کار می‌کنند نشناسید.
براساس مفهوم فلسفیِ تیغ هنلون که نویسنده‌ای به نام رابرت جی هنلون (Robert J. Hanlon) آن را ابداع کرده، باید هنگام برقراری ارتباط با دیگران «فرض را بر نادانی طرف مقابل بگذاریم و نه بر بدخواهی و سوءنیت او». این بدبینی به‌خاطر هزاران سال تکامل و برنامه‌نویسی اولیۀ ماست که موجب شده هرچیزی را تهدیدی برای بقای خود فرض کنیم.
مشکل اینجاست که این سازوکار دفاعی طبیعی در محیط کاری مدرن کارایی چندانی ندارد. وقتی برای یکی از کارکنان پیامی می‌فرستید، زمانی ممکن است برداشتی منفی از پیام شما داشته باشد که بتواند آن را «تهدید» تلقی کند (مثلا انتقادی مطرح کنید، بازخوردی بدهید یا سؤالی بپرسید). همین حالت دربارۀ شما هم صادق است.
وقتی هیچ‌یک از نشانه‌های غیرکلامی وجود نداشته باشد، نمی‌توانید تشخیص دهید منظور از آنچه می‌بینید و می‌شنوید چیست. این موضوع موجب می‌شود مشکلات ارتباطی به‌راحتی پیش آید. مانند این است که بخواهید تصمیم مهمی را فقط با ۷درصد اطلاعات لازم بگیرید. این همان کاری است که هر روز با چت و ایمیل با اعضای گروه دورکاری خود انجام می‌دهید.
به همین دلیل بهتر است گفت‌وگوهای طولانی را تلفنی انجام دهید. این کار، شما را از بسیاری از سوءتفاهم‌ها نجات می‌دهد و کمک می‌کند تا همسو با یکدیگر پیش بروید و همدیگر را بهتر درک کنید.
۳. احساس بیرون‌بودن از جمع
دورکاری موجب می شود که خود را عضوی از شرکت ندانیم
به‌طورکلی، احساس نادیده‌گرفته‌شدن در میان کارکنان دورکار بیشتر از کارکنانی است که در شرکت حضور دارند. کارکنان دورکار احساس می‌کنند که در جشن‌های شرکت نادیده گرفته می‌شوند و یا به ارتقای شغلی و همچنین دیدگاه‌هایشان بی‌توجهی می‌شود.
در دورکاری، بسیاری از فرصت‌های کوچک و بزرگ برای ارتباط برقرارکردن با همکاران و مدیران را از دست می‌دهید. علاوه‌براین، احساس می‌کنید هم‌گروهی‌هایتان شما را کمتر از سایر اعضای گروه درک می‌کنند. شاید همیشه احساس کنید مدیران به شما کمتر از کارکنانی که در شرکت حضور دارند، توجه می‌کنند. در بررسی کارکنان دورکار در سایت جست‌وجوی کار Indeed، ۳۷ درصد از شرکت‌کنندگان در نظرسنجی اعتقاد داشتند دورکاری موجب می‌شود کمتر دیده شوند و دسترسی کمتری به مدیر شرکت داشته باشند.
البته این موضوع و سایر چالش‌ها معمولا در گروه‌های دورکاری که کاملا پخش شده‌اند و متمرکز نیستند، مشکل چندانی ایجاد نمی‌کند؛ چون در این گروه‌ها همۀ اعضا، ازجمله مدیر گروه، چالش‌های دورکاری را درک می‌کنند. ازآنجاکه در این گروه‌ها همه دورکارند، ایجاد عادت های سالم و شناسایی مشکلات آسان‌تر است.
مطالعۀ دیگری که به‌تازگی دربارۀ یازده‌هزار کارمند، در نشریۀ هاروارد بیزینس ریویو (HBR) منتشر شده، نشان داده است کارمندان دورکار بیش از سایر کارمندان احساس می‌کنند که از گروه بیرون‌اند و تعلقی به گروه ندارند. نداشتن تماس نزدیک با افراد از شکل‌گیری اعتماد، ارتباط و هدف مشترک (سه مؤلفۀ نظام‌های اجتماعی سالم) جلوگیری می‌کند.
مدیران می‌توانند این چالش را نیز با برداشتن گام‌هایی مانند اعتماد سازی و برقراری ارتباط با کارکنان دورکار ازطریق صرف زمان برای شناختن آنها و برگزاری نشست‌های یک‌به‌یک اختصاصی و منظم هفتگی با هرکدام از آنها، برطرف کنند.
نکات مهم برای مدیریت کارکنان دورکار
مدیریت کارکنان دورکار با مدیریت کارکنانی که در کنار شما کار می‌کنند، تفاوت فراوانی دارد. بسیاری از روش‌هایی که در محل کار مؤثر است، همان کارایی را برای کارکنان دورکار ندارد. با رعایت نکات زیر از روش‌های خاصی آگاه می‌شوید که باید برای مدیریت کارکنان دورکار به کار بگیرید.
۱. برای گپ‌زدن با کارکنان وقت بگذارید
وقتی مدیریت کارکنان دورکار را برعهده دارید، معمولا پس از صحبت‌کردن دربارۀ کارهایی که باید انجام شود، بلافاصله تماس تلفنی را قطع می‌کنید یا چت را تمام می‌کنید و به انجام‌دادن کارهایتان برمی‌گردید. بعضی مواقع این دقیقا همان کاری است که باید انجام دهید و کاملا منطقی است؛ مثلا وقتی مهلت کمی برای ارائۀ کاری دارید، باید آتشی را خاموش کنید یا جلسۀ سرپایی (standup meeting) فوری‌ای دارید که باید مختصر و مفید باشد. ولی اگر همیشه همین‌طور رفتار می‌کنید، باید بدانید که بخش مهمی از مدیریت را نادیده گرفته‌اید.
باید با همۀ اعضای گروه خود رابطه‌ای دوستانه برقرار کنید. رابطۀ دوستانه موجب می‌شود بتوانید با مشکلاتی که برای هریک از اعضای گروه به وجود می‌آید، کنار بیایید و مطمئن باشید آنها موضوع‌هایی را که برایشان مهم است، با شما مطرح می‌کنند و وقتی مرتکب اشتباهی می‌شوید یا تصمیمی غیرعملی و نادرست می‌گیرید، دربارۀ تردید خود با شما صحبت می‌کنند.
رابطۀ دوستانه با صحبت‌کردن دربارۀ مسائل کاری ایجاد نمی‌شود؛ بلکه با شناخت تمام جنبه‌های هریک از کارکنانتان شکل می‌گیرد. از کارکنان خود بپرسید به چه چیزهایی علاقه دارند، اهل کجا هستند یا درباره خانواده‌شان بپرسید. برایشان مهم است که نشان دهید به آنها اهمیت می‌دهید. این نکته برای فهمیدن انگیزه‌هایشان هم ضروری است. وقت‌گذاشتن برای این کار موجب می‌شود کارکردن برای شما را بیشتر دوست داشته باشند.
۲. تا جای ممکن از تماس تصویری استفاده کنید
پژوهش‌ها نشان می‌دهد که بیش از نیمی از ارتباطات انسانی غیرکلامی است. وقتی نمی‌توانید کسی را هر روز در اداره ببینید، هر نوع نشانۀ تصویری که بگوید شخص در حال فکرکردن به چه چیزی است، بسیار اهمیت دارد.
وقتی می‌خواهید واکنش فرد به تغییری در برنامه را ارزیابی کنید یا حال‌وهوای کلی او را در آن روز بفهمید، تماس تصویری در مقایسه با تماس صوتی یا تماس متنی، اطلاعات بسیار بیشتری در اختیارتان قرار می‌دهد. با وجود پیام‌رسان‌های رایگان و ارزان موجود برای گفت‌وگوهای ویدئویی مانند اسکایپ، گوگل هنگ‌آوتس و زوم، دلیلی ندارد که از تماس تصویری استفاده نکنید.
مهم‌تر از همه، وقتی می‌بینید چیزی درست به نظر نمی‌رسد، به احساستان اعتماد کنید و درباره آن بپرسید. با توجه‌کردن به نشانه‌های غیرکلامی‌ای که در ویدئو می‌بینید، می‌توانید مشکلات کارکنان دورکار خود را برطرف کنید، پیش از آنکه به مشکلات بزرگی تبدیل شود.
۳. جلسات یک‌به‌یک طولانی‌تری داشته باشید
در مدیریت کارکنان دورکار، از فرصت‌هایی که در اداره برای ایجاد رابطۀ دوستانه و صحبت دربارۀ مسائل موردی و خاص دارید، خبری نیست. بنابراین، می‌توانید زمان بیشتری را به ملاقات‌ها و جلسات یک‌به‌یک با کارکنان دورکارتان اختصاص دهید. برای این منظور، باید همیشه پذیرای کارکنان دورکارتان باشید و به آنها نگویید: «در ساعات کاری/ وقتی پشت میز کارم هستم، با من تماس بگیر».
اگر فراموش کنید دسترسی به خود را در اسکایپ، مایکروسافت تیمز، اسلک و… به‌روزرسانی کنید، کارکنان دورکارتان نمی‌توانند متوجه شوند چه زمانی درهای ارتباط با شما «باز» است. بهترین راه برای برطرف‌کردن این مشکل این است که در تقویمتان هر هفته یک ساعت کامل را به ملاقات‌های رودررو و یک‌به‌یک با کارکنان دورکارتان اختصاص دهید. با این کار می‌توانید دربارۀ موضوع‌های گوناگونی صحبت کنید و به بحث راجع به مسائلی بپردازید که در اداره نمی‌توانید به‌طور موردی و خاص دربارۀ آنها صحبت کنید.
از سؤالات گوناگون مختص دورکاری استفاده کنید
به‌دلیل چالش‌های ویژه‌ای که برای کارکنان دورکار ایجاد می‌شود، باید سؤالاتی از قبل آماده کنید تا بتوانید وارد بحث درباره مشکلاتی شوید که ممکن است کارکنان دورکارتان با آنها درگیر شده باشند. شاید دورکاری موجب انزوای آنها شده باشد و افراد زیادی دوروبَر آنها نباشند تا بتوانند دربارۀ مشکلات خود با آنها صحبت کنند.
در جلسات رودررو و یک‌به‌یک خود برای مدیریت کارکنان دورکار می‌توانید سؤالاتی مانند موارد زیر را بپرسید:
- کدام بخش دورکاری را دوست دارید؟ (برای درک اینکه چه چیزی آنها را به دورکاری تشویق می‌کند.)
- برنامۀ کاری روزانه‌تان به چه صورت است؟
- آیا احساس می‌کنید در تصمیم گیری های گروه ما نقش دارید؟ چرا چنین فکری می‌کنید؟
- به‌نظر شما، ابزاری که در گروه خود برای ارتباط در دورکاری استفاده می‌کنیم، چطور است؟ (مثلا به‌دلیل صدای ضعیف، ناکارآمد است یا در استفاده از ابزارهایی که گروه استفاده می‌کند، با مشکل مواجهید؟)
- دوست دارید با کدام‌یک از همکاران ارتباط داشته باشید؟ فکر می‌کنید که این ارتباطِ بیشتر چه کمکی می‌کند؟
- در سال X بار به اداره مراجعه می‌کنید. فکر می‌کنید این تعداد مراجعه، بسیار زیاد است یا کافی نیست یا مناسب است؟
- چطور می‌توانم از کارکنان دورکاری مانند شما حمایت کنم؟
اگر این وضعیت به‌دلیل کارکردن در خانه پس از شیوع ویروس کرونا و قرنطینه خانگی جدید است، پرسیدن سؤالات زیر بسیار مهم است:
- حالا که مجبور نیستید سر کار بروید، روال صبح‌هایتان چگونه است؟
- برای اینکه تمرکز داشته باشید و در طول روز کارهایتان را انجام دهید، وضعیت فضای کاری‌تان باید چگونه باشد؟ آیا برای کمک به چیزی نیاز دارید؟
- برای در ارتباط ماندن با سایر اعضای گروه و همکاران قصد دارید چه کاری انجام دهید؟ پیشنهاد می‌کنم تماس‌های بیشتری برقرار کنید تا نبودِ گفت‌وگوهای خاص و موردی در اداره را جبران کنید.
۴. هیچ جلسۀ یک‌به‌یکی را لغو نکنید
اگر ملاقات‌های یک‌به‌یک را مدام لغو کنید، باعث ایجاد رنجش در گروه می‌شوید. احتمالا اگر به آنها بگویید که باید جلسه را لغو کنید، موافقت می‌کنند؛ ولی این موافقت نظر شخصی آنها نیست و بیشتر به این دلیل است که شما مدیر هستید و آنها زیردست شما هستند. همیشه موضوع‌های فراوانی برای صحبت‌کردن وجود دارد، حتی وقتی اعضای گروه کنارتان نشسته‌اند.
کارکنان دورکار از بسیاری از وقایعی که در اداره می‌گذرد، بی‌خبرند. آنها از اطلاعات مربوط به سایر بخش‌های شرکت که به‌طور طبیعی در اداره پخش می‌شود و اطلاعیه‌های کوتاه نیز باخبر نمی‌شوند. جلسات یک‌به‌یک فرصتی فراهم می‌کند برای جبران این کمبودها و همچنین رسیدگی به تمام نکته‌های جزئی‌ای که در طول هفته روی‌هم جمع شده است. باتوجه‌به نکته‌های فراوانی که در این جلسه‌ها باید درباره‌شان صحبت کنید، نباید آنها را به‌سادگی لغو کنید.
زمان مناسبی برای جلسات یک‌به‌یک با اعضای گروه خود انتخاب کنید و در تقویم به این زمان‌ها اهمیت زیادی بدهید. اگر واقعا نمی‌توانید جلسه را در آن زمان برگزار کنید، زمان جلسه را تغییر دهید؛ ولی هرگز آن را لغو نکنید.
۵. برای انتقال احساسات از گیف‌های (gif) پویا و شکلک استفاده کنید
بخش زیادی از ارتباطات ما به صورت ارتباط غیر کلامی است و بنابراین بسیار دشوار است احساساتمان را صرفا با استفاده از واژه‌ها انتقال دهیم. گاهی واژه‌ها، به‌ویژه در کار، خشن‌تر به نظر می‌رسند یا به‌اندازه‌ای که می‌خواهید، تأثیرگذار نیستند.
در مدیریت کارکنان دورکار اگر کسی کارش را خیلی خوب انجام داده است یا پیروزی تیمی بزرگی به دست آورده‌اید، در سایت‌هایی مانند giphy.com فایل گیف مناسبی پیدا کنید و آن را همراه پیامی در تعریف از کارکنان خود برایشان بفرستید. با این کار، عملکرد خوب آنها را تقویت می‌کنید.
وقتی به‌جای اینکه صرفا ایمیلی با پیام «کارَت خوب بود» بفرستید، از فایل‌های گیف نیز استفاده کنید، با واکنش بسیار بهتری مواجه می‌شوید. به همین ترتیب، وقتی مشکل یا نکته‌ای منفی را مطرح می‌کنید، می‌توانید در پایان پیام خود شکلکی قرار دهید تا به طرف مقابل نشان دهید چیزی که گفته‌اید، خیلی جدی نیست تا از میزان تند و ناخوشایندبودن پیام خود بکاهید.
۶. به مسیرهای شغلی آنها نیز توجه داشته باشید
نباید فکر کنید اعضای گروه دورکارتان افراد مزدبگیری‌اند که باید در انجام‌دادن کارهایتان به شما کمک کنند. اگر آنها را به‌عنوان کارمند استخدام کرده‌اید، باید با آنها مانند کارمند رفتار کنید، نه مانند فردی آزادکار یا پیمانکار.
کارمندان دورکار نیز درست مانند کسانی که در اداره کار می‌کنند، اهداف و آرزوهایی دارند. اطمینان از اینکه در رسیدن به اهداف خود پیشرفت می‌کنند و مسیر های شغلی موجود در دورکاری را درک می‌کنند، مانع از سردرگمی و ناامیدی‌شان می‌شود. اگر به توصیۀ برگزاری جلسات کاری یک‌به‌یک یک‌ساعته با کارکنان دورکارتان عمل کنید، در طول این یک ساعت، زمان زیادی برای صحبت‌کردن دربارۀ پیشرفت شغلی آنها خواهید داشت.
۷. فرهنگ اضافه‌کردن افراد به تماس‌ها را ایجاد کنید
خیلی پیش می‌آید که در گفت‌وگویی مکث کنید و بگویید: «فلانی هم باید در گفت‌وگو شرکت داشته باشد». اگر فرد مدنظر در اداره باشد، احتمالا او را وارد جلسه می‌کنید. ولی اگر از کارکنان دورکارتان باشد، معمولا او را فراموش می‌کنید یا نادیده می‌گیرید؛ چون واردکردن او به جلسه ارزش دردسرش را ندارد.
ولی شما مدیر و رهبرید و باید برای دیگران الگو باشید و مدیریت کارکنان دورکار را در دست داشته باشید. وقتی چنین وضعی پیش می‌آید، روال کارتان را کنار بگذارید و فرد دورکار را نیز وارد جلسه کنید. اگر حضور کسی در جلسه اهمیت دارد، ارزشش را دارد که به جلسه واردش کنید یا منتظر بمانید تا در دسترس قرار گیرد. می‌توانید به دیگران نشان دهید که انجام‌دادن این کار اهمیتی ندارد یا برعکس، واردکردن اعضای گروه دورکار نیز به جلسه مهم است. هر کاری انجام دهید، بقیۀ اعضای گروه هم از شما الگوبرداری می‌کنند و مانند شما عمل می‌کنند.
با دراختیارداشتن ابزارهای مناسب (مانند نرم‌افزارهای مشترک در رایانۀ همۀ کارکنان، سخت‌افزارهای مناسب در اتاق‌های کنفرانس و…) می‌توانید این کار را آسان‌تر انجام دهید و زحمت واردکردن افراد به جلسات را کاهش دهید.
۸. دست‌کم یک بار در سال دور هم جمع شوید و دیدار چهره‌به‌چهره داشته باشید
هیچ‌چیز مانند جمع‌کردن افراد کنار یکدیگر و دیدار رودررو نیست. در این ملاقات‌ها، با واکنش‌های جالبی مانند «وای تو خیلی با ویدئوهات متفاوتی» و واکنش‌های دیدنی دیگری مواجه می‌شوید. مهم‌تر اینکه در چند روز کار گروهی حضوری می‌توانید بیشتر از چند ماه دورکاری، رابطۀ دوستانه ایجاد کنید.
بسیاری از شرکت‌هایِ کاملا دورکار مانند بافر (Buffer) به‌صورت گروهی به مکان‌های عجیب و جالبی مانند آفریقای جنوبی سفر می‌کنند. درست است که این گردهمایی‌ها پرهزینه است؛ ولی در بلندمدت سودمند خواهد بود و هزینه‌ای را که پرداخت کرده‌اید، جبران می‌کند.
انرژی حاصل از این گردهمایی‌ها بسیار است و فرصت ویژه‌ای برای بحث‌های مهمی دربارۀ فرهنگ، دیدگاه‌ها و نیز آیندۀ شرکت یا گروه ایجاد می‌کند؛ بحث‌هایی که به‌سختی می‌توانید با افرادی که در مکان‌های مختلف و دور از شما زندگی می‌کنند، انجام دهید. این گردهمایی‌ها پیوندی میان اعضای گروه ایجاد می‌کند که ممکن نیست با تماس‌های ویدئویی به وجود آید.
۹. تخته‌سفید و ایده‌پردازی (ideating) را با دورکاری متناسب کنید
آخرین نکته و راهکار مهم در دورکاری، دیجیتالی‌کردن طوفان فکری است. به فضاها، گفت‌وگوها (که اغلب بدون برنامه ریزی است) و فرایندهای معمول در ایده پردازی ها در اداره‌ای معمولی فکر کنید و به این بیندیشید که چطور می‌توانید محیط مشابهی را به‌صورت آنلاین ایجاد کنید. کارکنان دورکار نمی‌توانند ایده‌هایشان را به‌آسانی با اعضای گروه خود در میان بگذارند؛ ولی برای آسان‌کردن این موضوع می‌توانید کارهایی انجام دهید.
ابزارهایی برای ایجاد طوفان مغزی به‌صورت آنلاین
ابزارهای دیجیتالی موجود برای تخته‌سفید و ایده‌پردازی هنوز راه درازی در پیش دارند؛ ولی چند ابزار وجود دارد که جایگزین‌ها یا افزونه‌‌های مناسبی برای فرایند طوفان مغزی شماست (تخته‌سفید صفحۀ شبیه‌سازی‌شده‌ای در فرایند کنفرانس‌دهی در شبکۀ اینترنت است که چند نفر می‌توانند هم‌زمان روی آن بنویسند؛ به‌طوری‌که همۀ این افراد می‌توانند «نتایج» را ببینند).
بعضی از ابزارهای موجود برای تخته‌سفید و ایده‌پردازیِ از راه دور عبارت است از: Mural برای طوفان مغزی، Miro برای تخته‌سفید و Parabol برای بازنگری آنلاین. Google docs نیز ابزار مفید دیگری است که چون ساده و قابل‌اطمینان و آشناست، توجه افراد را جلب کرده است. بهترین ویژگی این ابزار این است که اگر از Google Apps برای ایمیل استفاده می‌کنید، شرکت شما احتمالا هم‌اکنون نیز به Google docs دسترسی دارد و این نکته میزان هزینه‌های شما را کاهش می‌دهد.
اگر هم می‌خواهید از فناوری کم‌کیفیت‌تری استفاده کنید، می‌توانید مطالب خود را روی کاغذی بنویسید یا رسم کنید و آن را مقابل دوربینی بالا بگیرید تا طرف مقابل بتواند آن را ببیند. البته نتیجۀ این روش به کیفیت دوربین شما بستگی دارد. همچنین می‌توانید از یکی از برنامه‌های تخته‌سفید استفاده کنید که قابلیت به‌اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش را داشته باشد.
از هر ابزاری که استفاده می‌کنید، فراموش نکنید که به‌عنوان مدیر باید بیش‌ازپیش تلاش کنید تا کیفیت جلسات طوفان مغزی را افزایش دهید. اگر روی بهبود تخته‌سفید و ایده‌پردازی و سایر فرایندهای طوفان مغزیِ گروه دورکارتان سرمایه‌گذاری کنید، می‌توانید مشکل اصلی حضورنداشتن این گروه در اداره را برطرف کنید و درنتیجه، جریان نوآوری را بهبود دهید.
در این مقاله سعی کردیم شما را با چالش‌ها و مزیت‌های دورکاری و نکات مهم و ضروری مدیریت کارکنان دورکار آشنا کنیم. البته نمی‌توان گفت که دانستن و رعایت این نکات کافی است و نکته دیگری در این زمینه وجود ندارد. پس اگر شما نیز مدیریت کارکنان دورکار را بر عهده دارید یا کارمندی دورکار هستید و فکر می‌کنید که همه نکات مهم و ضروری را بیان نکرده‌ایم، می‌توانید در بخش نظرات ما را از نظرات و توصیه‌های ارزشمندتان بهره‌مند کنید.
منبع: چطور